Cuando el volumen de actividad de una empresa aumenta, también lo hacen las necesidades logísticas. Más pedidos, más mercancía, más espacio de almacenamiento y una mayor necesidad de coordinación pueden hacer que gestionar internamente todos estos procesos resulte cada vez más complejo.
En este contexto, la externalización logística se plantea como una alternativa para adaptar los recursos y la operativa a las necesidades reales de cada empresa. Delegar determinados procesos en un operador especializado permite contar con recursos, instalaciones y experiencia específica sin tener que asumir internamente toda la estructura necesaria para gestionarlos.
Pero ¿qué implica realmente externalizar la logística? ¿Qué procesos pueden delegarse y cuáles son sus principales ventajas? En este artículo repasamos todo lo que debes tener en cuenta antes de tomar esta decisión.
¿Qué es la externalización logística?
La externalización logística consiste en delegar en una empresa especializada la gestión de determinados procesos relacionados con la cadena logística de una compañía. Esto no significa necesariamente externalizar toda la logística. Cada empresa puede decidir qué parte de su operativa necesita apoyo externo en función de su volumen, sus recursos, sus necesidades de almacenamiento o la evolución de su actividad.
Por ejemplo, una empresa puede mantener internamente la gestión comercial y administrativa de sus pedidos, pero externalizar el almacenamiento y la preparación de mercancías. Otra puede necesitar apoyo únicamente durante determinadas épocas del año, cuando el volumen de pedidos aumenta.
La externalización de procesos logísticos permite, por tanto, disponer de una estructura más flexible y adaptada a las necesidades de cada momento.
¿Qué procesos logísticos se pueden externalizar?
Una de las principales ventajas de externalizar la logística es que no existe una única fórmula. Los servicios pueden adaptarse a las características de cada empresa y al punto de la cadena logística en el que necesite apoyo.
Recepción de mercancías.
La recepción es el primer paso una vez que la mercancía llega a las instalaciones logísticas. Incluye la descarga, identificación, comprobación y organización de los productos recibidos. Externalizar este proceso permite contar con personal preparado para gestionar la entrada de mercancías y mantener una operativa organizada desde el principio.
Almacenamiento y depósito.
El almacenamiento requiere espacio, organización y un control adecuado de las existencias. Externalizar la logística y el almacenamiento permite a las empresas disponer de instalaciones preparadas para conservar y gestionar su mercancía sin tener que ampliar sus propios espacios.
Además, contar con una estructura especializada facilita adaptar la capacidad de almacenamiento a las necesidades de cada momento.
Preparación de pedidos o picking.
La preparación de pedidos comprende diferentes tareas destinadas a localizar, recoger, clasificar y verificar los productos que forman parte de cada pedido. Cuando el número de pedidos aumenta, gestionar estas tareas internamente puede requerir más personal y recursos.
Externalizar el picking permite reforzar esta parte de la operativa y adaptarla al volumen y a las características de cada empresa.
Packing y acondicionamiento.
Una vez preparado el pedido, el packing comprende las tareas relacionadas con su acondicionamiento y preparación para el envío. Contar con un servicio externo permite integrar esta fase dentro del proceso logístico y mantener una operativa coordinada antes de que la mercancía salga de las instalaciones.
Grupaje de mercancías.
El grupaje permite organizar diferentes mercancías para optimizar su transporte, especialmente cuando no se necesita ocupar un vehículo completo. Este tipo de servicio puede resultar especialmente útil para empresas que trabajan con diferentes volúmenes de mercancía y necesitan una gestión flexible de sus envíos.
Paletizado y transporte de palets.
El paletizado permite organizar y preparar la mercancía para facilitar su manipulación, almacenamiento y transporte. La externalización de estos procesos permite contar con recursos específicos para la gestión de mercancías paletizadas y adaptar la operativa a las necesidades de cada envío.
Principales ventajas de externalizar la logística.
Externalizar determinados procesos logísticos puede aportar ventajas tanto a empresas con una actividad estable como a aquellas que necesitan adaptarse a cambios en su volumen de trabajo.
Reducción de costes.
Mantener una estructura logística propia implica asumir diferentes costes: instalaciones, equipamiento, personal, mantenimiento y otros recursos necesarios para desarrollar la actividad.
La externalización permite convertir parte de estos costes fijos en un servicio adaptado a las necesidades de la empresa. De esta forma, no es necesario dimensionar una estructura propia para hacer frente a picos de actividad que pueden producirse únicamente en determinados momentos.
Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación.
Las necesidades logísticas no siempre son constantes. Campañas, promociones, temporadas de mayor actividad o determinados momentos del año pueden generar un incremento considerable del volumen de pedidos. Contar con un operador especializado permite adaptar los recursos a estas variaciones y disponer de mayor capacidad de respuesta cuando la actividad lo requiere.
Acceso a instalaciones y tecnología especializada.
La gestión logística requiere instalaciones, equipamiento y recursos adecuados para cada tipo de mercancía y operativa. Externalizar estos procesos permite acceder a una infraestructura especializada sin tener que realizar directamente la inversión necesaria para ponerla en funcionamiento y mantenerla.
Optimización de los procesos logísticos.
Cuando diferentes tareas se gestionan de forma coordinada, es posible trabajar para mejorar los tiempos y la organización de la operativa. La experiencia de un operador logístico especializado permite estructurar los procesos de recepción, almacenamiento, preparación y expedición de mercancías de acuerdo con las necesidades de cada cliente.
Mayor control del stock y de los pedidos.
Una gestión organizada de la mercancía facilita el seguimiento de las existencias y de los pedidos durante las diferentes fases del proceso. Esto es especialmente importante cuando el volumen de referencias y pedidos crece, ya que una estructura adecuada ayuda a mantener el control sobre la mercancía y reducir errores en la operativa.
Ahorro de tiempo y recursos.
Gestionar internamente todos los procesos logísticos requiere dedicar recursos humanos y tiempo a tareas que no siempre forman parte de la actividad principal de la empresa. Delegar determinadas funciones permite que los equipos internos puedan centrarse en otras áreas del negocio mientras un operador especializado se ocupa de los procesos logísticos externalizados.
Escalabilidad ante aumentos de demanda.
Una de las principales dificultades de gestionar una estructura logística propia es dimensionarla correctamente. Una capacidad demasiado ajustada puede generar problemas cuando aumenta la actividad, mientras que una estructura sobredimensionada supone mantener recursos que quizá no sean necesarios durante todo el año.
La externalización facilita una mayor capacidad de adaptación ante cambios en la demanda y permite ajustar los recursos logísticos al volumen real de actividad.
¿Cuándo es recomendable la externalización de la logística de una empresa?
No existe un único momento en el que una empresa deba externalizar su logística. La decisión depende de sus necesidades, recursos y modelo de negocio. Sin embargo, puede ser una opción a valorar cuando el volumen de mercancía o pedidos comienza a crecer y la estructura interna ya no permite gestionar la operativa con la misma agilidad.
También puede resultar interesante cuando la empresa necesita más espacio de almacenamiento, cuando se producen picos de actividad durante determinadas campañas o cuando los procesos logísticos están absorbiendo demasiados recursos internos. En estos casos, externalizar una parte de la logística permite reforzar la operativa sin necesidad de asumir toda la estructura por cuenta propia.
¿Por qué externalizar la logística de un ecommerce o tienda online?
El crecimiento de un ecommerce está directamente relacionado con su capacidad para gestionar los pedidos que recibe. A medida que aumentan las ventas, también lo hacen las necesidades de almacenamiento, preparación, embalaje y expedición. Por eso, externalizar la logística de un ecommerce puede ser una opción para aquellas tiendas online que necesitan aumentar su capacidad sin que la gestión de los pedidos se convierta en una limitación para el crecimiento.
Además, la demanda de una tienda online puede variar considerablemente. Campañas comerciales, promociones, rebajas o determinadas fechas del calendario pueden concentrar un gran número de pedidos en periodos muy concretos. Por lo que contar con un operador logístico permite adaptar los recursos a estas variaciones y mantener una operativa preparada para responder al volumen de cada momento.
La externalización de la logística de una tienda online también permite liberar al equipo interno de tareas relacionadas con el almacenamiento y la preparación de pedidos, para que pueda dedicar más tiempo a otras áreas del negocio.
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Externalizar la logística no significa perder el control sobre ella. Al contrario, puede ser una forma de contar con una estructura especializada y adaptar los recursos a las necesidades reales de cada empresa.
En Intraco trabajamos con diferentes procesos logísticos para ofrecer soluciones adaptadas al volumen y a las características de cada cliente: desde la recepción y almacenamiento de mercancías hasta la preparación de pedidos, picking, packing, paletizado o gestión de mercancía.
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